10 lihtsat reeglit õnnestunud suveürituse korraldamiseks
Eestimaa lühike suvi paneb mõningased piirangud ka suveürituste korraldamisele. Tihtilugu on nende planeerimiseks aega oluliselt vähem, kui vaja oleks. Enda töö lihtsustamiseks tasub järgida mõningaid olulisi punkte.
Foto: pixabay.com
Eelarve
Iga ürituse korraldamine algab eelarvest. Sellest, kui palju ollakse valmis panustama rahalisi vahendeid oleneb ürituse sisust, loeb suurus ja ka kvaliteet. Loomulikult saab valida parima võimaliku lahenduse, mida saadaolevad vahendid võimaldavad, kuid selleks peab olema teada konkreetne eelarvenumber.
Planeerimine
Iga üritus algab plaanist. Arutage asjaosalistega läbi, millisest üritusest olete huvitatud ning pange kirja ligikaudne plaan, mis sisaldab ürituse ligikaudset asukohta, kestvust, tegevuste iseloomu, osavõtjate arvu.
Kui selline kondikava on paigas, saab juba lihtsamalt ette kujutada, kas suveürituse planeerimine ja läbiviimine oma jõududega on võimalik või on mingis osas või täielikult kasulik palgata appi professionaalne asjaajaja, kes vajaliku töö kokkuvõttes efektiivsemalt ning kvaliteetsemalt ära teeb. Projektipõhist asjaajamisabi saab soovi korral sisse tellida näiteks virtuaalassistendilt.
Asukoha valik ja broneerimine
Suveürituse korraldamine algab sobiva asukoha valikust ja selle broneerimisest vajalikuks ajaks. Tasub arvestada, et vähese etteteatamisega ei pruugi üritus õnnestuda, kuna valitud koht on juba soovitud ajaks broneeritud.
Eesti populaarsemad suveürituste korraldamise kohad võivad olla kinni pandud juba kuni aastat enne üritust. Kõige armastatumad on juuli ja augusti nädalavahetused, mille puhul on tavaliselt ka rent kallim.
NIPP: Pisut odavamalt ja vähesema planeerimisajaga saab läbi, kui korraldada üritus nädala sees.
Foto: pixabay.com
Valige esmajoones välja 3-5 antud ürituse profiiliga sobivat kohta ning pange need enda jaoks järjekorda. Võtke esimesel võimalusel ühendust kõige meeldivamaga ja kui kokkulepet ei saavutata, valige meeldivuselt järgmine. Ärge lükake broneeringu tegemist edasi mitte minutitki kauem, kui hädavajalik!
Kasutage kokkuvõtvat infot jagavaid internetilehekülgi: näiteks turismitalude kohta saab infot SIIT ja mõisate kohta SIIT.
Ilmastikuprobleemid
Meie kliimas on ilmastik äärmiselt heitlik ja reaalsus on, et lageda taeva all väliüritust korraldades ei pruugi kõik korda minna. Võimalik, et valitud päeval sajab meeletult vihma või on väga külm või tuuline.
Soovitav on valida koht, kus on võimalik oma plaanid vastavalt ilmale ümbermängida ning kasutada ka siseruume. Kui see siiski kõne alla ei tule, peaks mõtlema suurema peotelgi paigaldamisele, mis vajadusel olukorra suuremast katastroofist päästa aitab. Peotelke saab rentida näiteks käimlarent.ee lehelt.
Toitlustus
Meeldejääva suveürituse lahutamatu osa on maitsev toit. Väiksema seltskonnaga võib toiduvalmistamisest teha eraldi lõbusa meeskonnatööharjutuse, mis kuulub suveürituse programmi. Suurema rahvahulga puhul aga, on stressivabam kasutada catering teenust.
Paljud renditavad pinnad pakuvad ka ise toitlustust, kui sobivat kokkulepet aga ei leita on võimalik kasutada erinevaid catering firmasid. Ka siin kehtib reegel, et korralik etteplaneerimine tagab parimad võimalused ning soodsaima hinna.
Kindlasti tasub uurida, kas valitud catering toob vaid toidu kohale või pakub ka kõike sinna juurde kuuluvat alustades lauanõudest ja lõpetades koristamisega.
Lauanõusid ja muid peoks vajalikke tarvikuid on teiste hulgas võimalik rentida näiteks nõudelaenutus Kaffel kodulehtedelt.
Foto: pixabay.com
Tegevuste planeerimine
Mõelge hästi läbi, milline on korraldatava ürituse eesmärk. Ja planeerige tegevused vastavalt. Suveürituse ajakava peaks olema vabam, kus näiteks koolitused on pigem lõbusas ja sportlikus vormis arendavad tegevused, kui konverentsisaalis korraldatud esitlused.
Juhul, kui viimane on siiski vajalik, on hea planeerida lõbusaid ja liikuvaid tegevusi paigalistumiste vahele. See aitab hoida inimeste motivatsiooni ja keskendumist.
Erinevaid koolitusi korraldavate firmade kohta saab infot SIIT.
Vaba aeg
Rahvarohkel ja pikemal üritusel peaks olema piisavalt võimalusi sisustada ka programmist vaba aega. Selleks on võimalik organiseerida sportlikke tegevusi rentides vajalikke tarbeid näiteks kajakisõiduks, vibulaskmiseks või võrkpallimänguks. Infot vastavat varustust rentivate firmade kohta saab SIIT.
Mugavus ja sanitaarsüsteemid
Iga üritusekorraldaja jaoks on oluline, et üritusest osavõtjad tunneksid end mugavalt ja jääksid sündmusega rahule. Mõelge läbi korralduskoha võimalused. Vajadusel tuleb tekitada juurde puhkenurki laudade ja toolidega (miks ka mitte võrkkiikedega) ning välikäimlaid, kätepesujaamasid pesemiskohti. Välimööblit saab tavaliselt rentida peotarvikuid pakkuvatest kohtadest, välikäimlate laia valiku leiate käimlarent.ee kodulehelt. Leidub ka nõudlikumale kliendile Premium tooteid ja valikus on ka invakäimlad, rohkem infot SIIT. Stiilsed Itaalia disainiga välikäimlad ja kätepesujaamad sobivad ka viisakamale üritusele. Need on hästi lõhnastatud ja hooldatud.
Foto: käimlarent.ee
Turvalisus
Ürituse korraldaja kohus on ka hoolitseda osalejate turvalisuse eest ja jälgida, et kõik täidaksid elementaarseid nõudeid.
- Jälgige, et seda vajavatel tegevustel kasutataks turvavarustust (ronimine, veesport);
- Arvestage laste ja nende ohutunnetuse puudumisega;
- Valige koht pidades silmas ka osalejate ja ürituse iseloomu;
- Pidage meeles, et avalike ürituste korraldamisel on vaja koostada turvaplaan ja see ka kohalikus omavalitsuses kooskõlastada.
Transport
Suveürituse korraldamise puhul ei tohiks unustada ka transporti. Hoolitsege, et kõik osalejad saaksid kohale ja koju mugavalt, ning keegi ei peaks üritusest loobuma, kuna kohale jõudmine oleks keeruline või raskendatud.
Suvi on lühike ja seda enam pakub see meile kõigile rõõmu! Suveürituse korraldamine on küll aeganõudev ja stressirohke, kuid tasub end alati kuhjaga ära. Pidage meeles, et alati ei pea kõike ise tegema, välise abi kasutamine annab kvaliteetse tulemuse ja hoiab kokku väärtuslikku aega!